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会议活动策划如何确定会期的长短?

时间: 2021-09-02 分类: 公关策划 浏览次数:
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会期是指整个会议活动所需要的时间的长短。会期主要根据会议活动的议程长短而定,分半天、两天、三天、五天不等。“会期适中”是指会期安排能够满足完成所有议程的要求,不拖沓也不紧张;同时还指每次集会应有时间限制,最佳的时间范围是在2个小时内,若超过这个时限,

会期是指整个会议活动所需要的时间的长短。会期主要根据会议活动的议程长短而定,分半天、两天、三天、五天不等。

“会期适中”是指会期安排能够满足完成所有议程的要求,不拖沓也不紧张;同时还指每次集会应有时间限制,最佳的时间范围是在2个小时内,若超过这个时限,应安排会间休息。通常活动策划人员需要根据以下要素来决定会期的长短。

一是看议题准备的是多还是少。议题较多时,会期安排长些;议题准备的较少时,会期安排短些。当然除了特殊会议之外。一般一次会议的议题应当安排适宜以确保与会人员能够充分讨论和发表意见,同时也确保能够高效率地利用时间来充分解决问题。

会议活动策划如何确定会期的长短?(图1)

安排会议的议题有如下技巧。

一个主要议题和一两个小议题搭配安排,可以将同类性质的议题同时提交一次会议讨论。

可以适当的安排一些会议活动的备选议题,方便大家在会议进展顺利、时间充裕的情况下,使会议进一步讨论二是看议程的简繁。不同性质的会议活动其会议程序也不同。议程的简单或者复杂也会影响会期的长短,必须纳入考虑范围。

三是考虑松紧适度。会议的议程和日程最好不要安排得过密过紧,但也不要拖沓散漫,必须灵活安排,同时还要注意预留一点时间,以应对临时状况或特殊情况。

商定了会议时间又确定了会期长短后,会议活动策划人员才便于安排落实具体的会议日程,同时也便于在会议通知中写明,使跟活动策划人员能有计划地安排、协调好其间的工作。