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初步策划活动时有哪些注意事项?

时间: 2021-09-02 分类: 活动策划 浏览次数:
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如果活动策划人员已经很明确自己要策划一次活动。经过初步的成本估算,且认为有足够的资金,而且已为活动拨出了一笔专款。你确定了活动的目的,认为本次的活动值得公司去投资。你现在准备开始初步策划。然后你就需要决定是否要外请专业人士帮助、建立由本单位员工组成的

如果活动策划人员已经很明确自己要策划一次活动。经过初步的成本估算,且认为有足够的资金,而且已为活动拨出了一笔专款。你确定了活动的目的,认为本次的活动值得公司去投资。你现在准备开始初步策划。然后你就需要决定是否要外请专业人士帮助、建立由本单位员工组成的活动策划小组、确定活动类型和时间、从头到尾设想活动的全过程。

当策划重要活动时,大多数人只关注资金问题,而没有理智地思考相关问题。你应该知道在什么时候、什么地方外请专业人士协助,包括公共关系方面的专家、有创意的导演或者能帮助管理后勤的制作人。不要认为外请这些顾问只是额外的花销和奢侈品,他们最终能帮你省钱,特别是在某些关键的时刻。

例如一个好的活动策划公司能协助你确定客人名单,确保被邀请的客人都能请到。他们也能协助举办新闻发布会和准备新闻资料袋,使你的活动得到国内外媒体的关注。有创意的导演能给你提供一个战略性的活动策划纲要,包括计划、组织、后勤和谈判方面的要点以及能创造神奇的一些细节。

制作人能确保所有的设想成为现实,并负责消防和安全工作,办理各种相关的许可证和保险事务。想象一下消防队长站在门口,准备取缔你的活动,因为你没有相关的许可证,或者过多的客人挤在小会场里,或者活动没有达到所有的安全标准。这样会造成多大损失?又比如假设你举办的活动非常精彩,需要媒体进行大力宣传,但媒体却没有到场。

再如如果你的活动不太新颖,媒体报道说客户还没等到甜点上来就匆忙退场了,这样损失有多大?你需要知道什么地方、什么时候请来专业人士为你出谋划策。请活动策划公司是多余的活动开销还是明智的举动呢?所以公司的活动策划人员一定要把握好在什么地方、什么时候外请专业人士协助。