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上海大型会议活动策划环节以及要素

时间: 2018-06-01 分类: 庆典策划 浏览次数:
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随着社会的发展人们更加注重企业文化形象,进行大型会议时要制定细致的策划环节,首先要进行策划和咨询,双方进行实地考察,最后确定方案并执行任务。

随着社会的发展人们更加注重企业文化形象,进行大型会议时要制定细致的策划环节,首先要进行策划和咨询,双方进行实地考察,最后确定方案并执行任务。制定策划要考虑一些基本要素,可根据此次会议的主题、目的、对象进行分析,下面为大家详细介绍跟上海大型会议活动策划有关的内容。

  大型会议策划的环节:

  1、策划

  我们提供会展企划代理,告诉我们你的想法或者点子,我们为你提供可行性方案、会议回执,我们过去的成功经验,都将成为您成功举办会议的基础。

  2、咨询

  在此阶段,我们将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。

  3、考察

  在双方进一步取得互信后,我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务。

  4、确定

  这个时间需要的是耐心与细致,需要一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议。

  5、执行

  严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间,双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

  6、结算

  双方财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算。

  大型会议活动策划的一些要素

  1、会议活动目的

  会议活动目的的制定需要对传播主体有一个精准的分析。因此策划会议活动前,一定要对企业形象现状进行诊断,从而为选择的活动目标和方法提供依据。一般来说,会议活动目标需服从于树立企业形象这一总体目标,且会议活动目标应明确、具体,具有可行性和可操作性。确定你的目标意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路。

  2、会议活动主题

  会议活动主题是对会议活动内容的高度概括,对整个会议活动起着指导作用。主题设计得是否精彩、恰当,对会议活动成效影响极大。这个被精炼出的主题具有唯一性、相关性和易于传播性,能轻而易举地将活动推向高潮,且任凭时光流逝,依旧鲜活如初。

  (1)会议活动目标,即活动的主题必须与活动目标相一致,并能充分表现目标;

  (2)会议信息特性,即活动主题的信息要独特新颖,有鲜明的个性,突出本次活动的特色;

  (3)会议公众心理,即活动主题要适应公众心理的需要,主题要形象动人,具有强烈的感召力。

  3、参加会议活动对象

  即对目标受众进行分析和定位。会议活动是以不同的方针对不同的目标客户展开的,因此只有确定了目标客户,才能制定有效的会议活动方案。经济条件、生活习惯、价值观念、利益要求等的差异都会使目标客户群体呈现不同的特点。会议活动策划不是一项单一的工作,而是一个有计划的,以创造性的方法解决复杂具体问题的过程。但是所有这些过程都需要一个强有力的执行,否则之前所做的一切努力都是竹篮打水一场空。