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策划知识

举办大型会议策划活动前有哪些细节要做
来源:http://www.021starspr.com/ 作者:上海星公关活动策划公司 发表时间:2019-06-28

任何大型会议策划方案的会议管理都可以分为五个步骤:会前准备、会议开始、会议进行、会议总结和后续执行。俗话说,会议管理是核心,活动管理是目标。因此,要成功组织一场大型的会议活动,关键是对会议的前期策划。所谓的会议规划是一个整合和分配资源的过程。它的基础是控制会议的风险,发挥会议的最佳效果。会议要办好,就要及早做好风险控制。一般来说,会议活动中最可能出现的错误在会议的不同阶段表现不同。

1. 会前准备工作

会议主题和日程安排不明确,任务分配不明确,与会人员针对性不强,与会人员准备不充分。

2. 会议开幕

会议程序过于复杂冗长,主持人能力有限,主题变化自由,与会人员水平参差不齐。

3.会议

会议上消极乏味的讨论甚至超出了主题的范围。会议的进程是漫长的,往往表现为谈判,而不是决定。

4. 会议纪要

会议效果不明显,工作安排没有针对性,会议没有组织总结。

5. 跟踪的实现

通常情况下,没有及时有效的跟进和信息反馈。

会议本身是一个非常重要的管理工具和手段,通过会议策划,可以很好地严格控制会议的细节。就像项目管理一样,需要不断的监控、调整和跟进,确保项目按时、优质的完成。例如,会议筹备的规划包括确定会议目标、选择与会者、选择会议时间、选择会议地点、制定会议议程、分发会议通知等。

不仅如此,场地布局的重点检查、保留的关键考虑会议的地方,注意事项签订书面合同时,建立一个良好的会议氛围的能力,经理会议的分组,分组的参与者的注意事项,制作证书,会议的准备会议纪念品、奖品和会议。编制名册、会议24小时前的验收项目、会议12小时前的检查规则和会议项目清单都是非常重要的。

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