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活动策划中场地选择的七个要点【纽莱弗】
来源:http://www.021starspr.com/ 作者:上海星公关活动策划公司 发表时间:2019-11-18

纽莱弗上海活动策划公司认为在制订活动策划方案寻找场地的时候,不论是寻找传统的还是个性十足的活动场地,都要考虑这以下七个要点。
1.地点(本地、外省、外国)
活动地点的选择取决于嘉宾的情况。大多数嘉宾都住在什么地方?成本开支中都包含哪些费用?
2.日期
哪些节假日、宗教节日或者其他特殊活动(例如运动会、竞选等)可能会影响客人的出席情况、劳务费或者其他费用?
3.季节
甚至是季节也会对活动场所的选择产生影响。同样的场所会因为不同的季节而在物流管理和预算上有所不同。不同的季节对于你所选择的活动场地有不同的要求。例如在盛夏的午时举办露营活动,就需要考虑使用空调、后备发电机或者吊扇的费用;而在初春或晚秋举办露天婚礼,成本里就需要加上供暖系统、独立式加热器、铺地板、照明的费用,因为在此时早晚还会很凉,客人的脚踩在草地上会感到湿冷,并且天黑得也格外早。这些情况同样适用于室内活动。
4.时间
活动时间也是一项进行活动策划重要因素。在你所选定的场所,是否一天中就只有一家公司举办活动?还是活动已被排满?如果活动排得太多怎么办?如果排在你前面的活动拖延了咋办?如果活动结束了,他们的客人还迟迟不走又该怎么办?供应商布置场地的时候花了多少时间?客人进场得花多少时间?如果你的活动排在前面,怎样才能确保客人能准时离开,以便不耽误下一场活动的进行?如果选择的场所只有你一家举办活动,你的服务是否会更周全?

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5.活动是在室内还是户外
如果计划举办户外活动,则就需要准备一套备选活动方案来应对恶劣的天气。在春夏秋季举办活动,要在选定的活动场地预订一些帐篷或房间,以防天有不测。冬天的户外活动也是如此。如果安排的是滑雪活动,则就需要预订一些其他的活动会场,以便天气不适于滑雪时,可以转移活动地点。
户外活动需要特殊的布景,成本因素也会有所不同。例如如果安装帐篷要根据客户的不同需求,准备安装工作可能需要大约两三日至一周不等。如果遇上雨天,还有可能延迟。此外还要算上等地面变干的时间。拆卸撤离也得花个一两天。有些活动场地可能还需要计入安装和拆卸设备期间的场租,因为该场地在那一段时间无法再租给他人。另外还要确定工作是否安排在周日,因为如果是这样的话,劳务费里还应计入加班费。其他费用因素还可能包括对活动场地的照看,或者在活动场所没有厨房、又或者厨房不符合自己要求和安全要求的情况下,为酒宴承办人准备单独的帐篷以作厨房之用等情况。帐篷可能会被风吹走,因此必须有人能迅速及时地处理此事,从而避免引起更大的麻烦。此外在夜间、在搬进、撤离活动会场以及装、卸活动设备期间,会因为人多手杂,必须确保有人看管租用的物品,如桌椅、布景道具、视听设备等。
6.活动场地是否不止一个
如果活动的举办涉及两个不同的地点,则就需要考虑一些路上交通所花的时间。如果不存在交通问题,则就需要考虑一些迎宾的方式。
7.制订预算
纽莱弗上海活动策划公司认为活动会场的情况通常也有可能会各不相同。例如在酒店举办活动,使用桌椅、桌布、专用酒杯(如马丁尼酒杯)不需要支付额外的费用,但是在会展中心、博物馆等地举办活动则情况不同,对方要专门为你的活动准备这些用品,因此可能会收取租金。

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