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活动策划进行预算监控的费用表【纽莱弗】
来源:http://www.021starspr.com/ 作者:上海星公关活动策划公司 发表时间:2019-11-20

开始进行活动策划之后,用前面提到的Excel来制作费用表,列出各项拟订预算。如此进行得话就可以避免内容设计在活动中不会超出预算,就会看起来很明白。你还可以了解自己处理经费的情况,可以对各种不同备选方案进行比较,并且还可以控制活动不超出成本指标。例如将费用表制作完成之后,根据自己的预算标准,就可以决定对于餐桌上的摆饰,而使用酒店免费提供的蜡烛(使用真蜡烛还是电蜡烛取决于酒店情况与消防规定),以便将钱节省下来为鸡尾酒招待会做一些特别的安排。你的目标是使活动别开生面、令人难忘,同时又不超出预算。大家必须得竭尽全力做到这一点。不要等到活动结束时才发现严重超支。要经常对账每次出现了新的支出或者做出了任何修改或变动,都要对预算情况及时更新,这样才不至于因为意外的费用而感到措手不及。
      由于活动内容各不相同,所以费用表也并无固定的公式或格式。开始制作费用表时,将活动的整个过程从头到尾考虑一遍,列出项目大纳。记住要将搬运设备、撤离活动会场、装卸设备、排练等的费用计入预算。接下来再返回头将具体费用填入表中。预算中的所有情况要毫无遗漏地全部记录下来。不要接受口头承诺。如今人事变动有如家常便饭,员工的流动性十分强,今天对你做出口头承诺的人,明天可能已经辞职不干了。

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各项条款与要求均需有书面凭证。确保供应商将合同中的内容表述得清楚明白。即使是小费这样看似不重要的小事也要交代得详尽具体——小费是根据消费总额的一定比例折算出来,还是消费税即为小费?这一部分费用还有可能会有所增加,尤其是涉及到餐饮时。同样食品与酒水所要缴纳的税费也可能有所不同,因此不要自以为是地认定税费的金额。
      纽莱弗上海年会活动策划公司在这里告诉大家一个小技巧:用Exccl制表记录预算各项内容,并及时的进行更新。这样不仅可以了解型预算相对的实时动态,还可以让相关人员及时了解最新情况。
      从创意策划阶段进人到正式的实施阶段后,早先设计的活动内容可能会出现变动。例如原计划的普通迎宾酒会只需要使用开放式吧台,并配备吧台自带的酒杯,之后迎宾活动改为特色酒会,为此还需要租用专用酒杯。这样预算计划就会受到影响,开支会像滚雪球一样越滚越大。
      如果不能对费用表进行及时更新,最后预算就会受到严重影响。如果费用表对费用的变动进行随时更新,那么在活动策划时的预算与实际情况就不会有太大的差别。这样的话如果活动开始时需要临时增加一些内容也能应付自如,而且需要临时增加内容的情况也时常发生。此外还应该了解了自己当前的财政状况,才能够做出合理的决定。

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