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策划知识

在进行活动策划时的细节处理【纽莱弗】
来源:http://www.021starspr.com/ 作者:上海星公关活动策划公司 发表时间:2019-11-22

首先纽莱弗上海年会活动策划公司建议大家应该要向酒店、活动会场和活动供应商强调,他们必须按照你的要求进行准备,否则你将不予接收。另外如果出现任何问题,他们必须提前通知,而不能到活动当天才通知。确保供应商通读并认可工作安排任务表的一稿,收到了修订后的工作安排任务表,并且与活动当天负责协调指挥的活动策划人员进行过前期接洽,要求他们必须有充裕的时间通知你可能出现的任何问题。告诉供应商你会指派工作人员执行或监督活动的方方面面。
     明确负责监督具体工作的人员、负责检查现场安排的人员到达现场的时间,确保一切按照工作安排任务表中的规划进行布置安排。制作工作安排任务表的时候,重要的一点是要想象整个活动的视觉效果。摄像会拍些什么?客人们能看到什么?会出现什么影响?气氛渲染得如何?工作安排任务表就是一份按部就班的操作指南,帮助实现你所希望达到的效果。

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工作安排任务表就是工作手册。所有供应商和主要参与者都应该事先收到一份初始工作安排任务表,通读之后做出必要的变动。供应商一般都会认为他们能够了解活动的总体情况,对于他们开展工作非常有益。比如帐篷租赁公司希望了解餐饮公司将会携带什么东西到烹饪帐篷之中和帐篷搭建的时间,并据此安排工作人员,以便在餐饮公司进场之后,帐篷租赁公司的工作人员撤离,以免妨碍餐饮公司开展工作。这样安排的优势在于,餐饮公司卸载货品的时候就不要再有帐篷租赁公司的工作人员留在现场。理想状况就是在最初对场地进行巡查时,帐篷租赁公司和餐饮公司的人员都能来到现场,对工作安排任务表和最终计划中讨论过的事宜再次进行研究。工作安排任务表应该写明计划的时间安排、物流和法律要求(例如烟火施放许可、保险等等),便于双方遵守。如果计划在此时尚未最终定稿,这次对工作安排任务表的研究可以在你制订工作表时给你亮出一面红旗予以警示,或者在帐篷租赁公司和餐饮公司收到详细的活动总体蓝图之后向他们亮出红旗给予提醒。
      供应商察看过最初的工作安排任务表之后,针对一些相关问题与你共同进行细微改动,这时应该将修订后的工作安排任务表发放给所有相关人士。在活动策划进行布景工作正式开始的前几天,安排相关方面进行前期会议,让所有供应商及主要工作人员审查工作安排任务表的最终版本,确保一切要求都已经明确到位,并进行最后的演练。前期会议最初是因在集体大会之前进行而得名,现在泛指一切活动开始前的前期策划会议。在进行活动的当天,活动策划工作人员各司其职,开展现场监督活动,确保一切按照工作安排任务表中描述的那样按部就班地进行,并就出现的任何问题向总指挥汇报,由总指挥协调处理。

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