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在活动策划中如何进行工作安排接洽【纽莱弗】
来源:http://www.021starspr.com/ 作者:上海星公关活动策划公司 发表时间:2019-11-25

活动策划的过程中进行工作安排任务的第一部分应该是接洽工作安排表,包括所有的名字、职位头衔、公司名称、地址、电话、传真以及手机号码、电子邮件地址、文本信息地址、下班后紧急工作号码以及某些情况下的家庭电话号码。目的有二:其一是使总指挥在一个中心区域拥有所有号码,例如如果总指挥需要联系负责接送重要嘉宾的轿车司机,他应该能够立即找到司机的手机号码:其二是在活动结束之后,你可以轻松地坐下来写感谢信,而接洽工作安排表就成了你的致谢清单。
     对于那些第一次组织活动策划的人而言,酒店和活动会场可以提供他们贴自己较为满意的一些供应商。某些情况下你只能与他们推荐的供应商士合作。有必要询问一下,你自己选择的供应商是否是靠谱的。
     工作安排任务表中的信息是保密的。要确保让收到工作安排任务表的供应商和其他人等能够意识到这一点。主要的工作人员在活动现场要随身携带工作安排任务表,(最好用夹子将它们夹在一起)并且绝对不允许将工作安排任务表乱搁乱放。每个工作人员都要对自己手中的工作安排任务表负责。工作人员可以很好地利用工作安排任务表来记录相关问题,便于活动总结的时候进行讨论。

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工作安排任务表的另外一个作用是明确责任。在你开始完成这些任务表的时候,它们会明确地告诉你需要多少人手、他们各自的任务与职责是什么、他们的工作地点在哪里、何时到位等等。
      如果你在工作安排任务表中将筹款活动的某些具体职责安排给了志笔愿者,则务必让志愿者了解,在活动当天必须准时就位。
      在两次不同的筹款活动上,志愿者的人数明显少于预期人数,因为有半数以上的志愿者没有到场。由于到场的志愿者无法顺利地完成相关工作,所以影响到了筹款活动的成功举办。筹款活动原本就需要额外的人手参与。问题并不在于筹款委员会的成员,总之他们花费了大量的时间和精力来支持筹款活动。
      你必须让志愿者们知道,你是多么需要、多么感激他们的支持,以及他们的支持对你的活动取得成功所发挥的重要作用。专门抽出时间与他们讨论活动的时间安排以及他们将要负责的工作,告诉他们工作要求(着装要求、礼仪要求、时间要求等等)。避免志愿者在不了解相关信息的情况下参加筹款活动,确保有活动策划委员会的成员专门负责告知志愿者工作职责,并在活动现场对其进行监督。从志愿者的角度来说,他们也需要一个专门的负责人。
随着越来越多的公司客户成为非营利活动的主办方,要想同时达到公司客户、潜在的公司客户以及非营利组织的标准和要求则并非易事。如果公司客户进行活动策划是为打响公司名字和品牌,那么他们就应该不惜重金找一家专业的上海活动策划公司来操办活动。他们习惯以专业水准来组办活动,其对于活动的预期与使用志愿者来降低员工成本的活动策划的预期并不相悖。

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