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年会活动策划过程中的迎宾注意事项【纽莱弗】
来源:http://www.021starspr.com/ 作者:上海星公关活动策划公司 发表时间:2020-01-13

年会活动策划中的迎宾方式预先为活动定下了基调。活动并不是从客人步入会场的那一刻才算开始,而是从客人到达会场门口或者到达指定停车处时,活动就已经在进行中了。客人下车时的天气情况、通往会场的路面状况以及客人到达会场的第一印象等都需要年会活动策划人员进行预先计划,并进行相应的安排。
     首先年会活动的迎宾工作可以采用演奏迎宾曲的形式,体现出独特的迎宾场面——既可以是简中有细、粗中见雅的小场面,也可以是轰动震撼的大场面。迎宾工作的各个环节都要和时间安排与物流要求(包括活动会场、供应商和客户三方面)配合得天衣无缝,而且还要兼顾成本与创意。这些情况适用于接机、酒店与度假酒店的迎宾工作以及单一活动或多元活动(例如会奖活动)的迎宾工作。

      迎宾工作要考虑加入激发活力的元素。迎宾都可以采取哪些形式?要给客户什么样的感觉?迎宾的方式应该能够激起嘉宾对活动的渴望,而不该只是单调乏味、普普通通的走进会场。要让客人在到达后的第一印象里就体会到与众不同,感觉到周围令人兴奋的气氛。可以调动客人情绪、激发客人兴趣的方法数不胜数。

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例如某年会活动策划公司就曾经成功地使用低价的照明设备,通过将灯光照在了提前设计的电板砖上,从而设计出了通向主会场的移动路标。这种图案片是用金属或玻璃剪制成所需要的图案,并用照明设备(聚光灯)将图案投射到物体表面上。这些物体可以是墙面、舞池、天花板或者帷幕,而投射出的图案动静皆宜。此外音乐和一些娱乐特效也可以预先让客人感受到活动的精彩。
      如果是在外地或者国外举办活动,接机的方式尤其要做到别出心裁。要向当地旅游局咨询最低费用的接机标准或促销型的免费接机标准都包括哪些活动。较为常见的接机安排是聘请当地的乐队为等候办理出入境手续的客人演奏乐曲以示欢迎,同时可以挂出欢迎横幅,并提供当地的饮品。
      然而纽莱弗上海年会策划公司认为迎宾工作并不是年会活动正式开始的第一步,第一步应该从客户还没有离开公司的时候就已经开始了。需要做的工作例如需要为客人准备行李车,如果不违反机场规定,还可以为客人预订备有茶点的私人休息室。尽量安排客人提前登机和集中就座。这样不仅你的客人可以坐在一起,而且对其他乘客也有好处,因为他们在飞行途中可以免受两边人交谈的打扰。

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