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上海会务活动需要注重的细节
来源:http://www.021starspr.com/ 作者:上海星公关活动策划公司 发表时间:2018-05-03

  会议作为人们议事、沟通交流、优化决策的一种普遍形式。已被越来越多的机关、企事业单位广泛利用。秘书人员学会如何高效、有序做好会务工作,显得尤为必要。会务工作是指会议的组织、保证和服务工作。开展会务工作,一般需要会议的领导者、参加者和服务者三方面努力配合,共同促进会议取得实效。

会务工作的繁简,与会议的内容、级别有一定关系。一般来说,会议越大、规格越高、内容越重要,会务工作的内容就越多,难度就越大。 小型会议,发个通知,确定时间、地点,做好记 录即可,会务工作非常简单;某些决策性会议,人数虽少,却十分重要,必须认真对待;大型和特大型会议,会务工作内容较为繁杂,必须成立 专门的会务工作组来做好组织、筹备工作。

会前超前筹措,精心准备 “凡事预则立,不预则废。”要想做好会务工作,必须有目标、有计划、有分析、有论证,准备充分。从某种程度上说,会务工作的成效,很 大程度上取决于会议前期准备工作的细化程度。具体应做好以下几方面的工作:

1.快速确认会议主题,确认会议需要的配套物料,尽可能减少工作量; 

2.合理控制会议成本用有限制的经费举行精彩的会务活动,但经费需要合理控制,预留出一定的弹性空间为会务突发事件做好准备;

3.安排合理的会议行程及会务安排,给到与会者舒适的参会体验;

4·设定合适的邀约范围,为会务活动能够给到合适的参会人员定制一些主题内容,使得与会者不会出现闲状;

5.做好会议材料准备,一般要准备好两方 面材料:一是做好参会领导讲话稿、总结材料、 会议报告等主旨文件材料的起草工作,二是做好 会议文件材料的复制及分装工作。

6.做好会场管理,会场 的布置,包括主席台的布置,与会人员座次席的 安排以及为烘托渲染气氛所做的会场装饰,具体 依会议性质及会议要求而定。会场布置以简单、 大方、热烈、烘托主题、节俭为宗旨。

8.做好会议行政事务性工作。这主要包括做 好与会人员的迎送、用车、食宿、后勤保障、医 疗、参观访问、文化生活等安排。这些工作须在 与参会者充分沟通的前提下提前准备,并细化至 每个人,由专人负责。

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