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策划知识

一场会议的嘉宾邀请工作如何进行
来源:http://www.021starspr.com/ 作者:上海星公关活动策划公司 发表时间:2019-03-04

      大型活动的会务管理工作一般由迎来送往、食宿筹备、车辆调度以及活动当天的议程安排等方面组成。与会嘉宾作为会务工作者的服务对象,各项工作都需要仅仅围绕嘉宾信息具体开展,因而,与会嘉宾的邀请工作和信息对接也就显得格外重要,它是会务管理工作的中心。

      大型活动的筹办,前期必定会经过充分讨论形成系统完整的策划案,通常这份策划案需从活动性质、规模、主旨等多个维度综合考虑,确定需要邀请的嘉宾类别以至具体名单。在此基础上,会务管理的职责在于:依据策划案的要求,对这些拟邀名单加以统计归类,分派专人负责邀请并跟踪服务,及时反馈嘉宾信息,服务于整体会务管理工作。

     嘉宾邀请工作通常采取责任制,安排专职负责人“点对点”邀请嘉宾、领导并跟踪服务。派专人邀请:邀请责任人需要向受邀者传达的内容包括:会议主题、时间、地点、主要议程及安排事项等等,需要的话还可附送会议策划书,让受邀者进一步了解参会意义,对活动有一个相对合理的期望及准备;同时,还应附上邀请函。确认参会嘉宾信息:对于会务组织者来说,受邀嘉宾确认参会是活动成功举办的基础与保证。

     邀嘉宾确认参会意向后,需要统计明确的参会人数、职务、性别、联系方式、预计到达时间、迎送要求等信息;接下来需要做的就是资源分配,主要是酒店住宿的安排、车辆调度安排和宴会用餐安排等等;值得注意的是,应该考虑到与会嘉宾的特殊要求,譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求、其他日程安排等等,如果信息详细清楚、考虑周到细致,则对会务的有序安排、嘉宾的参会满意度会起到一定帮助。上海活动策划

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