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策划知识

大型活动策划的五个阶段
来源:http://www.021starspr.com/ 作者:上海星公关活动策划公司 发表时间:2019-03-25

目前,大型活动随处可见,各种节假日都会看有举办大型活动的地方。但是大家知道举办大型活动之前是要经过精心策划的吗?一、可行性研究阶段

在举办大型活动之前,我们必须预先对活动能否安全稳妥举办并实现预期效果进行详细的研究,活动策划公司以确保大型活动决策的正确。在广泛、深入调查研究的基础上,不仅要充分论证活动的必要性、可行性,还要对各种活动预案进行比较分析论证,提早研究活动实施过程中可能遇到的突发性问题,并准备好周密的处置方案。同时,还要考虑活动实施后的政治舆论、社会影响、经济效益的科学预测和效果评估。

二、审查批准阶段

一般大型活动举办前需要取得公安、文化等部门的行政许可。多数情况下,由于需要设置户外大型广告、搭建大会展台及布线等,又涉及市政市容、安全生产、消防等部门的职能。事前要把活动现场的效果图、平面图、电路图等递交有关部门审查和批准,建设过程中还需要这些部门进行安全检查等。

活动中活动策划公司要协同制定有关技术方案,根据不同的行业标准和技术准则,提出严格的要求,进而制定科学、合理、可行的大型活动策划方案,并协同组织实施和监督检查,共同确保活动顺利进行。

三、组织协调阶段

组织协调是大型活动顺利进行最重要的环节。大型活动是复杂的开放型系统,诸多活动板块和环节会产生不特定的沟通对象,每个对象都要采用相应的方式与之进行有效沟通。因此,大型活动的组织协调工作要特别注意方式方法,既要有召开协调会议形成的书面文件、会议纪要等正式沟通,也要有口头表达、邮件联络、电话、短信等即时沟通,以确保沟通的有效性。

四、进程控制阶段

大型活动的进程控制就是组织者在活动过程中对节点的控制。这些节点主要包括活动的开幕、闭幕以及各个环节的衔接点。首先是开幕、闭幕时机选择要慎重。其次要有完整的项目进程计划。包括总体计划、分项计划和滚动计划等内容。俗话说“计划赶不上变化”,再科学、系统的活动策划公司在组织执行中也会有诸多变数。因此任何计划都要有预案或第二方案,活动一旦开始,预定的条件和环境发生变化,既定方案也须相应调整。

五、风险控制和应急管理阶段

任何“风险”都是大型活动的大敌。对于重大会议、赛事活动,可能会出现现场组织混乱、饮食卫生不达标,还有可能是移动信号不好、联络不畅等;另外,严重的会出现恐怖袭击、恶劣天气等。因此,我们要将风险管理的意识贯穿到活动的始终,对任何潜在的风险进行识别和分析,并制定相应的对策。

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